Da un anno a questa parte, il protrarsi dell’emergenza sanitaria ha trasformato la pratica di organizzare eventi in modalità online, già relativamente diffusa, in una necessità. La situazione ha messo particolarmente alla prova le piccole associazioni e le organizzazioni cittadine e di quartiere, politiche e culturali, il cui successo è fondato sul fervore delle realtà locali.
La voglia di rimanere collegati è forte, le difficoltà sono diverse, ma lo stesso vale per le opportunità. La possibilità di seguire eventi online, infatti, con ogni probabilità, sarà una delle poche cose positive che ci lascerà questa particolare fase della nostra storia. Diventerà la prassi soprattutto in alcuni tipi di evento, complice il ridotto costo organizzativo.
Gli eventi formativi, come workshop o conferenze con ospiti, si prestano piuttosto bene all’adattamento online. Le esperienze di questi lunghi mesi e, ancora prima, il distance learning, ce lo hanno dimostrato. Inoltre, gli utenti sono incentivati a partecipare, ovunque si trovino, per imparare qualcosa di nuovo senza che ciò interferisca troppo sul lavoro o altri impegni.
La faccenda si complica maggiormente quando si organizzano eventi basati sullo scambio di idee e sulla partecipazione attiva, come le sessioni di confronto o i dibattiti a tema.
Un evento che si svolge unicamente online è più economico ed eco-friendly. Non richiede spese per l’affitto e l’allestimento, i trasporti, l’accoglienza, il catering, la sicurezza, i volantini, i gadget. Le tempistiche sono più snelle, il ritmo che scandisce le varie fasi è spesso accelerato – WiFi permettendo. Ma qual è il prezzo da pagare in termini di valore dell’evento?
Quanto valgono le chiacchiere durante l’intervallo, la convivialità con la persona che siede accanto a noi, lo sguardo d’intesa tra spettatore e speaker, le strette di mano a fine evento? È difficile trovare una risposta univoca.
Gli eventi online rendono più semplice e puntuale la raccolta dei feedback grazie a sondaggi, indagini o questionari online. In larga misura, però, tali feedback raccontano molto meno sui partecipanti e sull’evento in sé, rispetto a quanto accadrebbe con un evento in presenza. È tutto ciò che fa da contorno al programma dell’evento e gli speaker presenti a determinare l’atmosfera, nutrendo o inibendo un senso di appartenenza, spesso di tradizione, se non addirittura di ritualità.
Per questo motivo è estremamente complicato trasporre online gli eventi finalizzati all’intrattenimento o i momenti celebrativi. Spesso i partecipanti si affezionano ai luoghi che ospitano un evento, che si tratti di teatri, sedi di associazioni o università, e più in generale al contesto che si crea. Tutto ciò genera un valore aggiunto all’evento, difficilmente replicabile, ma preziosissimo.
Un’ altra grossa sfida è mantenere alta la soglia di attenzione del pubblico. Con microfono e telecamera spenti, poi, diventa impossibile monitorarla. Allo stesso tempo, perlomeno, raggiungendo più persone, l’evento online può potenzialmente portare a stringere molte più relazioni e ad aumentare la visibilità. In quest’ottica, il post-evento, già di per sé fondamentale, ha assunto maggiore importanza con l’insorgere della pandemia. Non solo i ringraziamenti, ma anche e soprattutto l’upload dei materiali presentati su una landing page e di post di follow-up sui social, diventano ora fondamentali per far sì che tra gli utenti rimanga un ricordo dell’esperienza vissuta.
